Cómo elegir el WMS adecuado: paso a paso

Cuando se ha realizado el análisis adecuado para determinar que nuestra compañía necesita la implementación de un sistema de gestión de almacenes, comienza la selección del proveedor y la solución adecuada. Para llevar a cabo este proceso, primero es fundamental entender los tipos de WMS que existen en el mercado. 

Tipos de WMS  

El software de gestión de almacenes viene en una variedad de tipos y métodos de implementación, generalmente se dividen de acuerdo al tamaño y a la naturaleza de la organización donde se va a implementar. 

Para grandes corporaciones

Los sistemas ERP generalmente cuenta con un módulo de WMS para la gestión logística. Al ser desarrollado por multinacionales con experiencia probada, el nivel de estandarización, soporte técnico y escalabilidad está asegurado.

Sin embargo, las soluciones empaquetadas que disponen de WMS como un módulo específico, suelen ser más costosas, ya que requieren instalaciones costosas, hardware y actualizaciones.

Debido al factor económico y a la popularización de las soluciones basadas en la nube, cada vez más empresas grandes optan por WMS SaaS. 

Para organizaciones pequeñas y medianas (Pymes)

 

Acostumbradas al uso de documentos impresos o archivos de hojas de cálculo, un WMS representa mayor rentabilidad y eficiencia en las Pymes.

Para empresas pequeñas y medianas, lo ideal es optar por un WMS basado en la nube o SaaS, que permiten implementaciones rápidas y adaptan el servicio mediante módulos que cubren las necesidades específicas de la compañía con un sistema de precios mensual de pago por uso. 

Al estar respaldado en la nube, un WMS SaaS brinda control de consumo, seguridad de información y ahorro en costos de mantenimiento, actualizaciones, instalación y equipos.

Configurable a cada necesidad

Algunas configuraciones de WMS están diseñadas específicamente para el tamaño de la organización, y muchos proveedores tienen versiones de productos WMS que pueden escalar a diferentes tamaños de organización. Algunas organizaciones construyen su propio WMS desde cero, pero es más común implementar un WMS de un proveedor establecido. 

Un WMS también se puede diseñar o configurar para los requisitos específicos del giro de negocio del cliente. Por ejemplo, un negocio basado en el comercio electrónico puede usar un WMS que tiene funciones diferentes a las de un comercio minorista con tienda física. 

Además, un sistema de gestión de almacenes también puede diseñarse o configurarse específicamente para los tipos de bienes que vende la organización. Como es el caso de un minorista de artículos deportivos, que tiene requisitos diferentes a los de una cadena de supermercados, a pesar de que ambos son parte del sector Retail.

Un WMS SaaS brinda un servicio flexible y escalable, de pago por uso mensual, pasando de un costo Capex a un costo Opex para las empresas. 

¿Cómo elegir el WMS adecuado? Aspectos a considerar 

Para elegir la solución de gestión de almacén adecuada, deberá identificar las necesidades, procesos y objetivos de su empresa. A continuación, algunos puntos a considerar.  

¿Cómo afectan negativamente a mi negocio las ineficiencias del almacén? 

Para saber qué software WMS es el adecuado para tu negocio, necesitas identificar las áreas y procesos que ofrecen oportunidades de mejora en la operación de tu almacén. Busca ineficiencias en tu cadena de suministro o en las instalaciones de tu almacén donde el personal se ve obligado a tomar medidas adicionales para completar una tarea. 

¿Qué datos necesitas para tomar las decisiones correctas? 

Sin datos no puede tomar decisiones de negocio inteligentes, tu nuevo sistema de gestión de almacenes puede equiparse con información estratégica fiable. Sin embargo, hay más por hacer que simplemente agregar nuevas tecnologías a tu operación actual: debes comprender los problemas que pretendes resolver con el nuevo WMS y la visibilidad que necesitas que brinde este sistema. 

¿Cómo puedo integrar mi sistema actual con proyectos de comercio electrónico? 

Aunque tu empresa no cuente actualmente con una plataforma de e-commerce, es de suma importancia que consideres una solución que responda a las necesidades logísticas que este servicio requiere ya que, si bien no es nada nuevo, será un estándar en el mercado de ahora en adelante.  

Aquí se debe considerar que pocos almacenes establecidos desde hace tiempo están preparados para la evolución que la expansión del comercio electrónico trajo a la industria.  

Integrar tu almacén con iniciativas de e-commerce de manera que permita acelerar el funcionamiento es fundamental. Detecta las brechas entre tu cadena de suministro de comercio electrónico que requieres que un WMS brinde solución.

Pasos para elegir el WMS adecuado 

Una vez analizado los tipos de WMS y respondidas estas preguntas, tendrás claro las características y funciones que requieres de un sistema de gestión de almacenes para tu negocio. A partir de ahí, sigue los siguientes pasos para elegir la solución adecuada.  

Involucra a las unidades de negocio  

La solución de WMS generará beneficios en unidades específicas del negocio, como Operaciones, Supply Chain y Logística, quienes utilizarán el sistema a diario. Por eso, es clave involucrarlas desde un principio en el proceso de selección del WMS, para entender las características que requieren. 

Las unidades de negocio deben determinar cómo debe funcionar el sistema para ellas y el impacto en sus operaciones. Esta información debe ser enviada al equipo de TI para el análisis técnico de cada proveedor. 

Un WMS brinda hasta 99% de precisión en inventarios y hasta un 30% de mejora en la eficiencia de los procesos internos del almacén.

Calcular el ROI 

El proceso de justificación lo ayuda a establecer el presupuesto adecuado para la implementación de un sistema de gestión de almacenes y concentrarse en las funcionalidades esenciales. Al elegir tu proveedor y software de WMS, debes calcular el ROI y las áreas clave a considerar son: 

• Servicio al cliente mejorado y mayor precisión en la recogida y el envío. 

• Un sistema de gestión de almacén debe proporcionar una trazabilidad bidireccional. 

• El potencial para un mayor ahorro de costos y productividad a través de una mejor utilización del espacio, equipamiento y mano de obra. 

• El potencial de una solución de gestión de almacenes para reducir errores, permitir el recuento de inventario, proporcionar información en tiempo real y mejorar la precisión del stock. 

• Cuantas más transacciones diarias, mayor será el potencial de retorno de la inversión. 

• Solicita a los proveedores de WMS que te indiquen qué precios son variables y cuáles son fijos. 

• Analiza el desembolso inicial y los costos de 1 a 5 años con los totales acumulados. 

• En caso de optar por una solución On Premise, asegúrate de contemplar los costos de infraestructura, hardware, mantenimiento, actualizaciones y servicios de respaldo para garantizar la seguridad de tu información. 

• En caso de optar por una solución SaaS, considera los costos del desembolso inicial y el costo mensual de acuerdo a las características que tu almacén requiera. 

Comprende tus sistemas actuales y analízalos 

Si tu solución ERP o sistema empresarial ya incorpora un módulo WMS, primero debes analizarlo para confirmar que responde a las necesidades específicas de tu almacén, considerando el objetivo de negocio presente y futuro de la compañía.  

Evalúa a los proveedores de WMS y su capacidad de desarrollo 

Es crucial entender el alcance, nivel de especialización, capacidad de desarrollo a medida de tus necesidades, soporte técnico, tiempos y costos de implementación de las soluciones, y referencias de colegas en otros proyectos similares. Recuerda que adquirirás los servicios de un aliado estratégico para la gestión de tu negocio y no deberías verlo como un simple proveedor tecnológico.    

Solicita la información necesaria

 

Para conseguir la solución adecuada, lo ideal es que brindes información completa a los diferentes proveedores en el proceso de investigación. Mediante un brief o documento, detalla:

• La naturaleza de tu negocio, características actuales y futuras de tu almacén.
• Tus necesidades logísticas (picos de demanda en períodos de tiempo, cantidad de SKU que maneja tu almacén, transacciones diarias, etc.).
• Las oportunidades de mejora que has identificado en tu operación.
• Incluye información útil para el diseño de una solución adaptada a tus necesidades.

En definitiva, debes dejar en claro cuáles son tus expectativas al adquirir un WMS.  

Haz tu lista corta 

• En última instancia, terminarás con una lista corta de tres proveedores de WMS. En esta etapa, el precio no es el criterio principal, pero puede ser el factor que descarte algunos por estar fuera de tu presupuesto.  

• Agenda citas con cada uno para analizar su nivel de profesionalismo y su interés en solventar tus necesidades, antes de cerrar una venta.  

• Solicita demostraciones de las soluciones en la operación de tu almacén, sobre todo en los procesos que identificaste con mayor oportunidad de mejora. 

¡Listo! Si sigues estas recomendaciones tendrás la información necesaria para elegir la solución WMS adecuada para tu negocio.